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Auditorías de Gestión

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auditoría de gestión

Los proyectos más exitosos de la auditoría de gestión son aquellos en los que el cliente y la auditoría interna tienen una relación de trabajo constructiva.

Nuestro objetivo es que usted participe en todas las etapas de nuestras auditorías de gestión, de modo que usted, nuestro cliente, pueda entender lo que estamos haciendo y por qué.

Su participación es muy importante en cada etapa del proceso de auditoría. Como en cualquier proyecto especial, los resultados de la auditoría de gestión requieren de una determinada cantidad de tiempo que se desviara de la rutina habitual de su unidad. Uno de nuestros principales objetivos es reducir al mínimo este tiempo y evitar la interrupción de sus actividades en curso.

Nuestro proceso en la Auditoría de Gestión:

Aunque cada proyecto de auditoría es único, el proceso de auditoría es similar para la mayoría de los compromisos y, normalmente, consta de cuatro etapas:

  • Revisión Preliminar

Durante la parte de examen preliminar de la auditoría, nosotros le notificamos de la auditoría, examinamos el alcance y los objetivos del examen en una reunión formal con la Dirección de su empresa, a fin de obtener información sobre sus procesos importantes, evaluar los controles existentes, y planificar los pasos restantes de auditoría.

  • Fieldwork

El trabajo de campo se concentra en pruebas, controles y comunicaciones informales. Es durante esta fase que nuestros auditores determinan si los controles identificados durante la revisión preliminar están funcionando correctamente y en la forma establecida por el cliente. El trabajo de campo concluye con una lista de los hallazgos significativos de la cual nuestros auditores prepararán un proyecto de informe de auditoría.

  • Reporte de Auditoría

Nuestro principal producto es el informe final en el que expresamos nuestras opiniones, presentamos los resultados de la auditoría, y discutimos las recomendaciones a desarrollar. Para facilitar la comunicación y garantizar que las recomendaciones presentadas en el informe final son practicables, la Auditoría examinará el borrador con el cliente antes de emitir el informe final.

  • Revisión y Seguimiento

Después de aproximadamente un año del informe final de Auditoría se llevará a cabo un examen de seguimiento para verificar la resolución de las conclusiones del informe. Siendo este parte de nuestro proceso inicial.

El resultado de la auditoría pueden proporcionar el ímpetu para un cambio positivo.

Tres métodos básicos de evaluación existen para cualquier actividad de trabajo:

  • Inspección
  • Conformidad
  • Auditoría - Auditoría de gestión

El primer método, la inspección, son las medidas de salida de un proceso en contra de determinadas características. Estas características, generalmente identificadas como forma, forma y función, se especifican, y la salida del proceso o bien posee esas características o no. Como resultado de ello, el resultado de una inspección es siempre binario: conforme o no conforme.

En contraste, sería comprobar el cumplimiento de las auditorías sobre la aplicación de los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo. La auditoría de cumplimiento ha evolucionado en el siglo 20 como las prácticas comerciales se volvieron más complejas. El primer uso de la auditoría de cumplimiento apareció en las transacciones financieras, porque los entes recaudadores de impuestos y los auditores de bancos necesitan garantías de que los datos financieros fueran correctos. La auditoría de cumplimiento aún se utiliza en actividades de alto riesgo, donde hay un deseo de verificar que las actividades se realizan en estricta conformidad con los requisitos aprobados. La aplicación de una auditoría corroborar el cumplimiento de los resultados de estabilidad y la garantía de que las normas se cumplen.

La auditoría de gestión es un concepto más reciente. Se centra en los resultados, la evaluación de la eficacia y la idoneidad de los controles, desafiando las reglas subyacentes, los procedimientos y métodos. Las auditorías de gestión, que generalmente se realizan internamente, son las auditorías de cumplimiento, más de causa y efecto de análisis. Cuando se realizan correctamente, son potencialmente las más útiles de los métodos de evaluación, ya que han provocado un cambio.

Las auditorías proporcionan información. Todas las partes afectadas deben saber si los productos, procesos y controles del sistema están presentes y se están aplicando, y, obviamente, no hace daño saber si estos controles funcionan realmente. Un auditor evalúa los controles con las necesidades y produce un informe. Si los controles están presentes, se aumenta la confianza de todas las partes en el proceso. Si los controles faltan o no funcionan, entonces los recursos pueden aplicarse para solucionar los problemas.

Nuestros Auditores trabajan para el auditado, el cliente y la organización. El objetivo principal de las entidades auditadas puede simplemente ser pasar la auditoría, pero las entidades fiscalizadas tratan de obtener el mayor beneficio de la auditoría, y también querrán saber si la organización está funcionando eficazmente. En este caso, una perspectiva externa de un auditor puede ser muy valiosa. El cliente (la persona que encarga la auditoría), en contraste con el auditado, es responsable de las acciones de los auditores y los informes. Los Comités Ejecutivos en general no pueden realizar esta función, un jefe de auditoría debe programar las auditorías y hacer las tareas. Por último, los auditores deben servir a las necesidades de la organización.

Los valores empresariales son importantes y los auditores pueden prestar asistencia para determinar si la empresa esta enfocada hacia el logro de sus objetivos.

Nuestros auditores deben ser capaces de llevar a cabo sus tareas de manera imparcial y objetiva. Esto significa que no pueden tener un interés personal en la actividad auditada. Si las normas se desarrollan de manera no imparcial, puede evaluarse la eficacia y la aplicación de dichas normas. A pesar que un auditor puede no ser totalmente independiente de la entidad auditada, cierta separación debe ser mantenida. Está bien la auditoría dentro de un grupo, pero no se puede auditar su propio trabajo.

Además de saber cómo llevar a cabo una auditoría, los auditores deben estar familiarizados con los procesos técnicos que se examinan. Por último, los auditores deben ser capaces de comunicarse bien, tanto oralmente como por escrito.

Los Auditores no pueden crear reglas de auditoría en contra de las normas de funcionamiento que ya están en marcha y aceptadas por la entidad auditada. El nivel más alto de requerimientos incluye las políticas corporativas, las normas del sistema de gestión y los requisitos reglamentarios. Por lo general procedentes de fuera de la organización de la entidad auditada, estos requisitos de establecer las metas y objetivos que deben alcanzarse. Las normas nacionales e internacionales, tales como el QS-9000 e ISO 9001, entran en esta categoría más alta. Después viene el enfoque local, a menudo llamado un manual de calidad o el plan de calidad, para la aplicación de estos requisitos de alto nivel. Le da el marco para la consecución de los conceptos y debe ser bastante compacto. Este documento es seguido por una serie de procesos, procedimientos específicos.

Uno de los desafíos de un auditor es obtener y familiarizarse con todos los niveles y muchos de los requisitos que constituyen la base para la auditoría.

La auditoría está basada en los hechos, donde las conclusiones se han extraído de los datos. Los hechos pueden ser buenos (un requisito se cumplió) o malos (un requisito no se cumplió), pero ningún juicio u opinión debe realizar nuestro equipo de Auditoría. Estos hechos, también conocidos como pruebas objetivas, pueden provenir de cinco fuentes. Las propiedades pueden ser físicas, como las tasas de flujo y las dimensiones; sensoriales derivados de las aportaciones de ver, oír, oler o saborear, documentos o registros, la información obtenida de las entrevistas con los miembros del personal auditado, o patrones, tales como porcentajes o coeficientes. Los auditores utilizan listas de comprobación y otros instrumentos para determinar los hechos que deben reunir, y luego realizar el trabajo de campo para recopilar los mismos.

La finalización del proceso de auditoría, ya sea de gestión o auditoría de cumplimiento, se vera reflejada en nuestro informe final de auditoría. Para preparar este informe, nuestros auditores deben tener todos los hechos positivos y negativos y dar algún sentido a los datos obtenidos. En otras palabras, los auditor deben analizar todos los datos obtenidos de la auditoría realizada.

El primer paso es hacer una lista de todas las observaciones positivas y negativas, a continuación, ordenar los datos en los controles o las áreas problemáticas. En general, habrá un gran número de observaciones negativas asociadas con unos pocos elementos de control. Este agrupamiento natural de los datos permite a nuestros auditores ver los patrones, en lugar de los hechos individuales. Para una auditoría de cumplimiento, estas pautas se informaran a continuación, ya sea como conformidades o no conformidades.

Las auditorías de gestión requieren un trabajo adicional. Nuestros auditores deben identificar los grupos asociados con no conformidades. Es importante identificar los problemas del negocio de manera global, tales como scrap, reprocesos y horas extraordinarias. Luego, los auditores analizan el error del sistema que está causando los problemas y elaboraran una declaración, llamada la conclusión. El hallazgo revela causa-efecto de los patrones que ocurren dentro de los procesos.

Al asociar los hechos negativos de los controles faltantes o débiles, los auditores elevan su nivel del sistema de análisis. Esto tiene un valor duradero, porque el sistema afecta el proceso, que afecta al producto o servicio.

Al analizar los resultados, la auditoría de gestión pueda determinar si esos planes y planteamientos son buenos. Si no lo son, los responsables de cada área y los usuarios se verán obligados a mejorar sus métodos, porque puedan ver las consecuencias negativas de no hacerlo.

Cuando los empleados y los gerentes ven nuestras auditorías como oportunidades para mejorar, empiezan a ver a nuestros auditores no como individuos ajenos a su empresa, sino como miembros productivos de su organización.

 

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